Voorbeeld opzet en uitvoering stakeholdersanalyse

Voorbeeld opzet en uitvoering stakeholdersanalyse

U wilt uw stakeholders in kaart brengen ten behoeve van een effectieve corporate communicatie en positionering. Wie zijn ze? Wat weten we van ze? Wat vinden ze van ons? Met welk middel en welke boodschap moeten wij ze benaderen? Dit zijn kernvragen die een stakeholdersanalyse moet beantwoorden.

Stakeholdersanalyse
Een stakeholdersanalyse of krachtenveldanalyse identificeert actoren (personen, instanties, organisaties, beleidsmakers e.d.) en geeft inzicht in de mate van belang en invloed die zij kunnen hebben op het handelen en daarmee de reputatie en gewenste positionering van uw organisatie/bedrijf. Aan de hand van de resultaten van de analyse kan worden vastgesteld met welke boodschap en welke communicatiemiddelen deze stakeholders consistent moeten worden geïnformeerd, betrokken of benaderd. Het is van belang om vooraf goed te bepalen waarvoor en waarom een stakeholdersanalyse moet worden uitgevoerd.

Voorstel voor aanpak

Stap 1: stakeholders in kaart brengen
Allereerst moet in kaart worden gebracht wie de belangrijke stakeholders zijn en wat hun mate van belang en invloed is.Hiertoe stellen wij een door ons bureau beproefde werkvorm voor. Onder onze leiding wordt een workshop van een dagdeel georganiseerd. De samenstelling van de groep van deelnemers wordt in nauw overleg met u of uw afdeling communicatie vooraf bepaald.

Werkvorm:

• Begonnen wordt met een brainstorm waarin zo breed mogelijk, vanuit diverse invalshoeken, stakeholders die voor uw organisatie van belang zijn, in kaart worden gebracht.
• Vervolgens wordt verfijning aangebracht door vraagopdrachten in verschillende groepjes of koppels. Hierin wordt geïnventariseerd hoe belangrijk een bepaalde stakeholder is (mate van belang en invloed).
• Tenslotte wordt bepaald hoe en op welke wijze het beste met deze stakeholders kan worden gecommuniceerd.

Rol bureau:

Wij bereiden (vanzelfsprekend in nauw overleg met u) het programma voor. De workshop wordt begeleid door een senior consultant en consultant van ons bureau. Wij stimuleren de discussie, prikkelen, brengen ideeën in en werken toe naar concrete uitkomsten. Tenslotte leggen wij de resultaten vast in een rapportage.

Stap 2: interviews stakeholders
Nu is vastgesteld wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat hun veronderstelde belangen en rollen zijn, is het nu van belang om dit te toetsen bij de stakeholders zelf. Dit gebeurt door middel van interviews. Als onafhankelijke en waardevrije partij voeren wij de interviews uit.Belang van interviewsDe interviews leveren kwalitatieve informatie op over de beeldvorming van de stakeholders over uw organisatie, hun houding, hun rol en mate van invloed. Bovendien leert onze adviespraktijk dat het leggen van contacten en betrekken van stakeholders bij uw organisatie  een positieve impuls aan de beeldvorming en netwerkfunctie geeft.UitvoeringVooraf wordt gezamenlijk bepaald welke stakeholders geïnterviewd gaan worden. Wij stellen een concept-vragenlijst op. Vervolgens worden de stakeholders door u uitgenodigd voor het interview. Ons bureau plant de gesprekken in en voert deze bij voorkeur face-to-face uit.ResultatenDe antwoorden van elk interview worden vastgelegd. Vervolgens wordt een analyse gemaakt van de antwoorden per vraag en overall. Met behulp van de deze uitkomsten kan de voorlopige stakeholdersanalyse uit stap 1 verder worden ingevuld.

Stap 3: terugkoppeling en definitieve invulling
Met de deelnemers (of een deel daarvan) uit de eerste workshop worden de resultaten van de interviews besproken. Beoordeeld wordt in hoeverre de analyse in de eerste fase moet worden aangepast. Tenslotte wordt definitief vastgesteld hoe, wanneer en met welke boodschappen deze stakeholders moeten worden benaderd.

Van Dantzig Communicatiepartners
Wij zijn een middelgroot adviesbureau voor strategische communicatie en public relations. Al reeds 24 jaar voert ons bureau opdrachten uit op het gebied van positioneringsvraagstukken, crisiscommunicatie en PR. Voor diverse opdrachtgevers hebben wij of voeren wij momenteel stakeholdersonderzoeken uit. Enkele voorbeelden zijn: ActiZ (brancheorganisatie zorgondernemers), SWKGroep (kinderopvang, zorg en welzijn), Zorgcooperatie Nederland (11 zorginstellingen), Oosterschelde Ziekenhuizen, Groene Hart Ziekenhuis, The Greenery (handelsonderneming voor groeten en fruit), Stichting Zuid Hollands Landschap (natuurbeheer), Hoogheemraadschap Delfland (waterschap).